В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

Справки, копии и выписки из документов

Предоставляется скидка: При участии двух и более сотрудников от одной организации Для слушателей, проходивших у нас обучение ранее Для физических лиц при оплате через Сбербанк России Если вы планируете обучить более 3 (трех) человек, рекомендуем Вам заказать корпоративное обучение в удобные для Вас даты и под Ваш бюджет. По окончанию обучения выдается Сертификат Раздаточные материалы для слушателей В процессе обучения слушателям предоставляется комплект раздаточного материала, включающий в себя:

  • Блокнот и ручка для записей
  • Информационно-методические материалы по теме курса, включающими в себя авторские разработки
  • CD-диск синтересными и полезными материалами, образцами документов и актуальной нормативно-правовой базой

Место проведения очного обучения Москва, улица Дубининская, дом 27, строение 1, 3 этаж.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Справка о работе (архивная), содержащая сведения о трудовом стаже, выдаётся при условии сообщения максимально точных сведений о месте работы заявителя. Также в этом случае нужно указать должность и период работы.

При смене фамилии нужно обязательно написать в запросе прежние инициалы. Запрашиваемая информация из архива должна быть предоставлена в течение 30 дней со дня регистрации запроса.

Если для получения особых сведений требуется дополнительное время, то архив уведомляет просителя о продлении срока. Как выглядит архивная справка, образец бланка Справка, полученная из государственного архива или из кадровых документов коммерческой компании, должна быть составлена на фирменном бланке организации и иметь чёткое название.

Важноimportant
Примерный образец такого запроса можно посмотреть при подаче заявления. Заполнение архивного документа происходит на основании подлинников или заверенных копий.

L Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем. Если в организации количество выдаваемых справок достаточно велико, то могут разрабатываться специальные трафаретные бланки для выдачи тех или иных видов справок.

Справки о работе, о заработной плате, трудовом стаже учитываются в отделе кадров посредством специального журнала или книги регистрации. Срок хранения такого журнала (книги) 3 года. В журнале может быть 6 граф.

Первая графа — порядковый номер в книге соответствует номеру справки; далее идет графа — дата выдачи справки; следующая графа — Ф.И.О. работника; четвертая графа — структурное подразделение, в котором работает работник.

Архивная справка: образец. как получить архивную справку

Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: “так в тексте“.

Инфоinfo
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами “так в документе“. Например, если в документе стоят только инициалы, нельзя писать полностью имя и отчество, хотя заявитель и предъявлял паспорт с той же фамилией и совпадающими инициалами.

Нужно точно соблюдать правило: документ надо цитировать точно, собственные добавления недопустимы. Если при фамилии не стоит даже инициалов, следует в скобках добавить: “инициалы не указаны“.

Оформление и составление справок по запросам граждан

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а на последнем листе копии (выписки) проставляется заверенная печатью подпись руководителя организации. Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Вниманиеattention
Порядок выдачи архивных справок и других документов. Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

8.4.7. выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Пользователи архивной информации В связи с тем, что в архивах хранится довольно разнообразная информация, выдача архивных справок происходит большому числу пользователей. К ним относятся юридические и физические лица, бывшие работники предприятий, правоохранительные и налоговые органы, пенсионные фонды, страховые агентства и простые граждане.

Для каждого отдельного пользователя существуют свои правила предоставления информации. Правила выдачи архивных справок, копий и выписок Вся информация, запрашиваемая в архиве, выдаётся на основании письменного заявления.

В этом документе излагается суть запроса и все необходимые для осуществления поиска реквизиты. Также в заявлении сообщаются личные данные просителя, инициалы, адрес, телефон.

Запрос обязательно должен быть подписан личной подписью заявителя.

Требования к составлению архивных справок, копий, выписок

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3 страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения. Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО “Эльбрус“. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

  • Оформление архивных справок, архивных копий и выписок из документов: практические рекомендации.
  • Порядок выдачи архивных справок.
  • Информационно-справочная работа с документами архива.

Ведущий семинара “Современное делопроизводство и электронный документооборот” Бурова Елена Михайловна Кандидат исторических наук, заведующий кафедрой “Архивоведение” Историко-архивного института РГГУ, член ученого совета ИАИ, член ЦЭПК Росархива, член редколлегии журнала «Отечественные архивы», член попечительского и методического советов РГАЛИ, председатель учебно-методической комиссии вузов РФ в области историко-архивоведения Формы обучения очное обучение – самое эффективное за счёт прямого взаимодействия с преподавателем и организуется в небольших группах в наших уютных, оборудованных аудиториях в Москве в указанные даты; заочное обучение не привязано к какой-либо дате.

При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив. Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов — ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, допустим, привлечение к уголовной ответственности, судимость, лишение прав гражданства или восстановление в правах, нетрудовые имущественные права и нетрудовая деятельность, то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: